Ведение дел в архиве

Подробности

Категория: FAQ

Опубликовано 24.02.2014 22:22

В 2004 в России был официально принят закон «Об архивном деле». Этот правовой документ подробно и обстоятельно регулирует все вопросы, касающиеся хранения, обработки, передачи и уничтожения бумаг на предприятиях, компаниях и фирмах любой формы собственности. Что включает в себя архивная обработка документов:

• Хранение официальных бумаг и своевременную их передачу в государственные инстанции в сроки, закрепленные законодательством.
• Сканирование бумаг, то есть организацию перевода их из бумажной формы в электронный вид.
• Создание архивов, причем как бумажных, так и современных электронных.
• Организация и плановое проведение экспертизы оценки ценности документации.
• Уничтожение на специальном оборудовании в оговоренные и регламентируемые законом сроки.
• Переплетное дело.
• Ведение профессиональных консультаций, предполагающих в частности разрешение спорных моментов и ситуаций.

Следует отметить, что, несмотря на сложный порядок, все этапы обработки имеют под собой научнообоснованную и законодательно закрепленную базу. Для грамотного ведения дел в каждой компании или фирме все бумаги должны быть учтены, структурированы и обработаны.

Необходимость учета и планового контроля обусловлена несколькими факторами:

• Проведение внеплановых ревизий, плановых проверок контролирующих органов и комиссий.
• Содержание в порядке быстрорастущей клиентской базы, организации быстрого доступа и обработки информации по каждому вопросу или заказу.
• Компоновкой материалов по различным сферам применения и использования. Подобная обработка крайне сложна для проведения силами сотрудников самой компании, так как требует наличия определенных знаний, опыта и профессионального оборудования, что делает организацию такого процесса в каждой компании очень нерентабельным занятием. Официальные бумаги содержат важную конфиденциальную информацию, и требует бережного к себе отношения. Кроме того, хранение и обработка большого количества документов требует наличия огромных свободных площадей, аренду которых и техническое обслуживание следует своевременно оплачивать. Работа, проводимая специализирующимися на этом процессе организациями, требует соблюдения все правовых норм и требований. Работники несут персональную ответственность за хранение и неразглашение конкурентным фирмам коммерческих тайн и секретов, а также персональных данных. Быстрота, качество и технологичность процессов позволят сэкономить значительные средства, избавят от проблем с надзорными и контролирующими инстанциями помогут избежать финансовых убытков.

Статья подготовлена по материалам сайта: www.document-spb.ru